Etiketa v e-mailech, aneb jak získat pozornost

Psaní e-mailů a odpovídání na ně se stalo jednou z časově nejnáročnějších pracovních činností, trávíme jí někdy i několik hodin denně.

Jedná se tedy o záležitost, na které se vyplatí zapracovat a kterou je dobré zefektivňovat. Je mnoho dostupných zdrojů, které se na tuto tématiku zaměřují, a každý si jistě najde návod, který mu vyhovuje nejvíce. Já mohu pro podpoření základního uvažování o problematice doporučit text o e-mailové etiketě pro začínající podnikatele, kteří chtějí oslovit zaneprázdněné lidi kvůli spolupráci.

Jak tedy efektivně komunikovat pomocí elektronické pošty, jak psát jednoznačně a pochopitelně, bez zbytečných okolků? Nemá cenu zakrývat, o co vám primárně jde. Zeptejte se rovnou a hned na začátku e-mailu. Váš protějšek to jistě ocení, nebudete ho totiž okrádat o drahý čas.

Stručně, konkrétně, k věci

Ve svých prosbách buďte konkrétní. Chcete schůzku? Tak o ní požádejte, stejně tak se nebojte požádat o pomoc. Lidé vám totiž spíš odpovědí, když tuší, že vám opravdu pomohou. Druhé straně odpověď maximálně ulehčete, když chcete schůzku, navrhněte týden, ve kterém byste to mohli uskutečnit. A nepište jenom o sobě a svých problémech, ale hlavně o tom, jak můžete pomoci vy, co výjimečného nabízíte a proč by to mělo vašeho partnera zajímat. A i zde platí, že stručná a pochopitelná sdělení fungují nejlépe.

Dejte najevo, že o tom, komu píšete, víte hodně. A pokud jste třeba chodili do stejné školy, zmiňte to a už nebudete tak úplně cizí člověk, který něco potřebuje. Pokud se chcete v jednom odstavci stručně představit, je to dobrý nápad. Ten text vylaďte do co nejúdernější a nejjednoznačnější podoby. Ať je hned jasné, kdo jste, co umíte a k čemu můžete být příjemci e-mailu prospěšní. Tento úvod musíte měnit podle toho, komu a co píšete, tedy vlastně co po něm chcete.

Nebojte se ozvat, pokud nepřišla odpověď

Pokud na první pokus nedostanete odpověď, nebojte se napsat znovu, v rozumném časovém období. Slušně se připomeňte, je možné, že ten, komu jste psali, skutečně nemohl odpovědět. Buďte ještě stručnější, spíš se jenom přihlaste o pozornost a ve dvou větách shrňte, proč jste psali a že je pro vás odpověď skutečně důležitá. Nebo zkuste zmínit něco úplně nového a jiného, i tak se příjemci efektivně připomenete. Určitě ale nezahlcujte schránky vyhlédnutých partnerů, to si koledujete o zařazení na spam list a důslednou ignoranci vašich e-mailů.

Hodně důležité je, abyste psali lidem, kteří jsou pro vaši věc klíčoví a mají s ní co do činění. Dobré cílení je základem úspěchu, stejně jako samotný text e-mailu. Když váš vzkaz dostane člověk, pro kterého bude nabídka spolupráce zajímavá, ozve se spíš, než člověk z oddělení, kterého tato tématika vůbec nezajímá a s ničím mu nepomůže.

V nejlepším je dobré umět přestat

Zaznít by měla i nepříjemná, ale klíčová rada – musíte vědět, kdy vaši snahu o spojení se s někým pro vás důležitým vzdát. Sice se říká, že mlčení není odpověď, ale sami uznáte (a jistě se vám to už stalo), že někdy z člověka prostě odpověď nedostanete, ani kdybyste napsali ten nejlepší e-mail na světě.

Někteří tvrdí, že když nedostanete odpověď po čtyřech dnech, už se jí nedočkáte nikdy. Jasné je, že s časem se šance na obdržení odpovědi rapidně snižuje a po určité době se blíží k nule. A také platí, že pokud se vám někdo ozve a prosí, abyste ho už neobtěžovali, měli byste to bez výjimek udělat. Výmluvněji odmítnutí snad ani provést nelze. Stejně tak byste měli rozpoznat, kdy váš protějšek například schůzku oddaluje jen ze zdvořilosti a že k ní nikdy nedojde. I v tomto případě byste měli vědět, kdy elegantně (tedy se stále otevřenou možností spolupráce) přestat.

Poměrně smysluplnou radou jak podpořit svoji e-mailovou snahu je sledování protějšků na sociálních sítích a nevtíravé interakce. Sdílejte jeho obsah, okomentujte ho, i tak se můžete jemně připomenout. Když jste podnikatel a novinář, kterého uháníte, o vás konečně napíše, nezapomeňte poděkovat a navrhnout další témata. Ukažte, že máte co nabídnout.

V jednoduchosti je síla

Při e-mailové komunikaci buďte struční, nepoužívejte složitá souvětí, která nikdo nepochopí. Nejde o to, abyste slohově exhibovali, ale aby vás protějšek pochopil a získal chuť dozvědět se víc. Když už dojde na konverzaci, pište srozumitelně a to, na co se vás příjemce ptá. Nepřipravujte ho o čas zbytečnými informacemi, které se protějšku snažíte podstrkovat. Je dobré, pokud zjistí, že je spolupráce s vámi jednoduchá.  Naznačte svůj respekt, nemusíte podlézat, jen dejte najevo, že si svého protějšku vážíte a znáte jeho přednosti. Nebuďte osobní, přece jen se vůbec neznáte, familiérnost můžete po určité době opětovat, ale rozhodně s ní nezačínejte.

Když už navážete písemný styk a ukážete, že se vyplatí s vámi spolupracovat, můžete přejít ke komunikaci po telefonu nebo osobním schůzkám, pokud bude váš partner souhlasit. I potom ale zůstaňte v e-mailovém styku struční, slušní a věcní.

Jan Handl

Jan Handl

Autor je kromě jiného internetový publicista, více informací najdete v jeho profilu na LinkedIn. Na stránkách iNazor.net odkazuje na své články pro nejrůznější média. Ze všech vymožeností moderní doby má nejraději Twitter, zajímá ho historie a píše HistorieBlog.cz.