Patnáct skvělých technik pro efektivní time management

Jak využíváte svůj čas?

Budeme mluvit zejména o dobrém time managementu. O moudrém využití vašeho času. O způsobu, který vám pomůže udělat více věcí během jednoho dne. Tato metoda zacházení s časem vám nedovolí plýtvat ani minutou, a to ani v případě, když se něco pokazí a plány se narychlo změní.

Existuje mnoho věcí, se kterými vám správné zvládnutí time managementu může pomoci. I když to zpočátku vypadá, že dobře hospodařit s časem může jen odborně vyškolený profík, zvládnete to i vy. Klíčem k úspěchu je vzít v potaz každý jednotlivý detail vašeho denního rozvrhu.

Také si musíte uvědomit své návyky. Proč na tom tolik záleží? Budete mít přehled o tom, co vás může zdržovat od plnění vašeho plánu. Dále musíte při tvorbě svého denního rozvrhu myslet na to, kolik času jaký úkol zabere. Třeba čtení tohoto textu vás bude stát přes minutu času. Samozřejmě to není plýtvání, určitě se vyplatí dočíst jej do konce. Představíme vám patnáct způsobů, jak moudře zacházet se svým časem. Takže čas, který věnujete tomuto textu, můžete považovat za investici, která se vám vrátí. Protože po prostudování našeho článku budete umět s časem hospodařit jako profík. Už se nebudete muset stresovat tím, jestli vám zbude dostatek času na to, co jste měli v plánu.

Vytvořte si svůj denní rozvrh

Pracujete nebo studujete? Vaše aktivity se dají shrnout do jednoduchého formátu. Udělejte si své vlastní šablony. Nezapomeňte v rozvrhu na časové úseky, které jsou pro váš život zásadní – klíčová setkání, schůzky, cvičení, spánek, rodinný čas – cokoliv, co nemůžete postrádat.

Každé ráno si dopřejte třicet minut na vylepšení svého plánu

Nastartujte svůj den chytře a rozplánujete si čas ještě efektivněji. Zkuste si udělat detailnější rozvrh. Neopomeňte mini-úkoly, které chcete zvládnout. Jak často se vám stane, že začnete surfovat na internetu během snídaně? Určitě se vám tento zlozvyk nevyhnul. Místo toho si napište svůj denní plán.

Dělejte si záznamy o své práci

Mějte přehled o všem, co v průběhu týdnu děláte. Ano, tento monitoring vám sebere trochu vašeho času, ale také vám pomůže vylepšit produktivitu v budoucnu. Eliminujte plýtvání časem a zaktualizujete si své on-line záložky. Sledujte, kolik času trávíte on-line a využívejte on-line odpočítávání.

Připravte se na neplánované

Nelze předpokládat, že 100 % svého času budete věnovat práci. Budete vyrušováni – takže počítejte i s těmito pauzami. Jak zatočit s prokrastinací? Musíte ji rozpoznat hned v zárodku. Pak je třeba si uvědomit, proč k ní dochází a učinit konkrétní kroky k překonání tohoto bloku.

Očekávejte výsledky u každé aktivity

Rozeberte si, jaké výsledky od svých denních aktivit očekáváte. Zeptejte se sami sebe: jsem blíž svému cíli? Naučte se vidět věci z odstupu. Všechny vaše počiny vám pomáhají dosáhnout jednotného výsledku; jsou malé a větší cíle a pak velké finále. Podívejte se shůry.

Postavte kolem sebe zeď, odolejte vyrušení

Váš plán na ušetření času bude fungovat, jen pokud budete nesmírně disciplinovaní. Když se potřebujete ponořit do pracovního procesu, odolávejte vyrušení. Omezte vzruchy. Vypněte svůj telefon, zavřete dveře a na kancelář si pověste ceduli „NEVYRUŠOVAT“. Soustřeďte se na svůj vnitřní svět.

Naučte se vytvářet chytré seznamy úkolů

Kategorizujte své úkoly. Vytvořte skupiny a složky. Tím budete mít všechny úkoly v hlavě a nebudete vyšilovat z rutiny. Získáte tím lepší kontrolu nad svým pracovním procesem. Pokud jste stále ještě zastánci ručně psaných seznamů, zkuste klasický zápisník.

Využijte aplikace na měření času a na správu úkolů

Stáhněte si aplikaci na správu úkolů do svého smartphonu a sledujte svůj pokrok ve všech oblastech. Vybudujte si svůj vlastní ekosystém pro úspěch. Využijte telefon, počítač, notebook a tablet, abyste měli pod kontrolou všechny své aktivity pomocí jedné aplikace. Program se bude synchronizovat napříč všemi zařízeními a připomene vám, pokud jste něco zapomněli.

Zkuste například: Todoist, Evernote, apod.

Určete si priority

Máte hromadu úkolů. Vyberte ty nejdůležitější a zbytek nechte plavat. Uvolněte se. Zbavte se věcí, které jsou méně důležité, a nebo mohou být lépe dotaženy ostatními.

Naučte se říkat „NE“

Neumíte si ani představit, jak vám toto krátké slovo může zjednodušit život. Nenabírejte si toho více, než můžete unést. Když řeknete „NE“, neznamená to, že ve vztahu s druhým pálíte mosty. Buďte upřímní, vysvětlete svou situaci a nabídněte užitečná řešení. Možná vás to překvapí, ale může vám to nakonec vysloužit i trochu toho respektu.

Seskupujte podobné úkoly

Přiřazujte k sobě úkoly, které souvisí. Tím zjednodušíte celý proces. Například můžete zvládnout všechny telefonní hovory najednou, tj. v jednom časovém úseku. Vymyslete hlavní skupiny, které jsou spojené s vašimi aktivitami: vzdělání, sport, práce, start-up, apod.

Úkoly by měly být časově ohraničené

Váš úkol má určitý začátek a konec. Počítejte s tímto časovým úsekem a udělejte si poznámku, kolik vám splnění úkolu zabere – dvě, tři, možná i pět hodin. Časová ohraničení vám pomohou uspět při velkých úkolech.

Odevzdávejte svou práci ještě před uplynutím lhůt

Nejlepším řešením, jak dělat věci včas, je dělat je v předstihu. A netýká se to jen cesty na autobus. Je v pořádku dokončit úkol o několik dní dříve. Naopak se nevyplatí překročit daný limit. Rozdrobte svůj projekt do menších úkolů. Tím budete snáze stíhat jednotlivé deadliny.

Najděte si motivaci

Je klíčové, abyste při listování archem úkolů neztráceli motivaci. Jestli pracujete na velkém projektu, uplyne hodně času, než uvidíte finální výsledek. Proto si zkuste odškrtávat na svém seznamu úkolů menší položky. Dosáhnete tím jistého uspokojení a budete o krok blíž cíli! Doplňte svůj jídelníček o dopaminové přesnídávky (ginko biloba, zelený čaj nebo banány dělají zázraky). Pro správné nakopnutí vyzkoušejte produkty s obsahem přírodních probiotik jako třeba jogurt nebo kysané zelí.

Pravidlo 80/20

Buďte v klidu. Není možné udělat všechno najednou. Uvědomte si, že 20 % vašich aktivit přináší 80 % výsledků. Využijte Paretovo pravidlo ve svůj prospěch a minimalizujte těch neefektivních 80 % vstupů.

Zdroj: custom-writing.org

Michala Benešovská

Odborná novinářka a copywriterka na volné noze se zaměřuje výhradně na IT, které ji fascinuje a baví už více než dvě dekády, respektive od doby, kdy rozebrala svůj první počítač. Pracovala pro Seznam.cz, Unicorn Systems nebo Mafru. Nyní spolupracuje s odborným časopisem o prodejním ICT kanále a ve volném čase se věnuje PlayStationu 4.