Tech nástroje, které by si měla letos osvojit každá kancelář

Zaměstnavatelé a vedoucí pracovníci už roky hledají ten správný postup, jak dostat ze svých zaměstnanců to nejlepší a jak efektivně inspirovat svůj tým. Takové hledání je dlouhodobý proces.

Lekce z historie: První moderní kanceláře byly postaveny počátkem roku 1900. Většina z nich byla navržena tak, aby se do velkých otevřených prostorů vešlo co nejvíce zaměstnanců. Umíte si asi živě představit, jaký musel být v tomto prostoru hluk, který rušil ostatní zaměstnance.

Kolem roku 1950 vzali zaměstnavatelé tento fakt na vědomí a začaly se stavět kancelářské kóje, které konečně pomohly zaměstnancům soustředit se na svou práci. To mělo bohužel za následek i vedlejší efekty– izolaci a ztrátu morálky. Pokud jste to nezažili, podívejte se na americkou komedii „Maléry pana Šikuly“ z roku 1999.

V roce 2011 začali vedoucí pracovníci spatřovat skutečnou hodnotu ve spolupráci, takže se otevřené pracovní prostory staly opět „in“. Lidem dovolovaly pracovat na různých stanovištích, přičemž byli snadno dostupní pro své kolegy a členy týmu.

Nyní vítáme novou éru spolupráce. Překvapivě však nemusí mít co do činění s lepším fyzickým umístěním zaměstnanců.

Díky rychlému rozšiřování globálních podniků a vzestupu práce na dálku je mnoho týmů rozděleno různými časovými pásmy a geografickými lokalitami. Manažeři proto musí najít nové inovativnější způsoby, jak zachovat a podporovat spolupráci mezi kancelářemi. Nové technologie jsou neustále zlepšovány, aby držely krok s rozptýlenou pracovní sílou a týmy je využívají úžasně kreativním způsobem.

Jaké postupy byste si v tomto roce mohli osvojit?

Tváří v tvář, kde je to třeba

Konference po telefonu jsou většinou ztráta času. Lidé se nesoustředí, nevidí na sebe, mluví na někoho třetího přes rameno nebo vůbec nejsou schopni vést smysluplný hovor.

Virtuální realita brzy vyřeší tento mainstreamový problém. Tým MiddleVR už vyvinul VR software, díky kterému mohou uživatelé z různých míst uploadovat modely svých produktů a „setkat se“ s kolegy či klienty v jedné virtuální místnosti.

Když chce například společnost vidět svůj počítačový model ještě před tím, než vyrobí první prototyp, může jej importovat do speciálního softwaru. Uživatel si nasadí VR headset a okamžitě uvidí produkt v reálné velikosti.

Tento druh technologií je už trochu vyšší level. Pokud ještě nejste připraveni přesunout svůj další konferenční hovor do virtuální reality, vždycky můžete využít starého dobrého videohovoru. Díky tomu budete vidět výrazy všech zúčastněných, ba dokonce budete mít přehled o tom, jestli jsou všichni přítomni. Když vidíte ostatní tváří v tvář, není třeba žádat o pozornost nebo o slovo. Vyhnete se tak komunikačním šumům a nedorozuměním, která jsou typická pro telefonní konference.

Videokonference jsou rozhodně osobnější a možná si je oblíbíte natolik, že budete chtít uskutečnit každý hovor tváří v tvář. Vždycky můžete využít Skype nebo Zoom, ale pokud chcete příjemnější uživatelský zážitek, vyzkoušejte systém pro videohovory ve svém telefonu. Každý hovor pak bude osobní interakcí.

Brainstorming, jak jej neznáte

Když už jsme se dotkli tématu firemních meetingů, neměli bychom opomenout zásadní nástroje pro vizualizaci, díky kterým se vám podaří lépe prezentovat své myšlenky. Každý máme zkušenost s PowerPointem, ale co s nápady z brainstormingových setkání? Chtělo by to nějaký lepší nástroj… Když v (ne)dávnýchdobách všichni pracovali ve stejné budově (městě? zemi?!),bílé mazací tabule byly téměř v každé kanceláři. Ukazuje se, že tento starý model se vrací opět do módy, jen ve vylepšené verzi.

G-Suite Team z Googlu loni představil virtuální tabuli s názvem Jamboard. Televizní obrazovka vypadá jako obyčejná tabule, ale každý Jamboard může být propojen s lidmi mimo kancelář, kteří mohou na společnou tabuli malovat a psát během brainstormingové schůzky.

Využijte nové komunikační trendy

Jak jsme pochopili z video marketingu, obsah s videem má největší odezvu. Podle společnosti Hubspot chce 43 % lidí vidět od obchodníků více videí a naopak 51,9 % obchodníků spatřuje ve video obsahu nejlepší způsob návratnosti investic. Tento trend může být využit i pro maximalizaci vaší e-mailové korespondence.

Existují nové nástroje, jako je Vidyard, který vám umožní vytvářet krátké kreativní zprávy. Ty pak můžete posílat svůj kolegům; fungují na bázi osobnější komunikace. Na rozdíl od textových zpráv obsahují videa i tón hlasu a kontext. Pokud jste se někdy zbytečně pohádali kvůli nepochopení e-mailu, pak tyto vychytávky oceníte.

Kategorizujte firemní konverzace

Když dojde na komunikaci celé společnosti o pracovních projektech, Slack zajistí, že každý zaměstnanec bude na stejné lodi a neujde mu žádná důležitá informace. Je však klíčové využívat tento nástroj efektivně, aby se v konverzacích nikdo neztratil.

Někdy musíte posílat desítky informačních e-mailů. Díky Slacku toto množství omezíte na minimum a pomocí kategorizace a třídění různých témat se zaměstnanci dozvědí vše potřebné včas. Také tím získají přehled.

Zaveďte gamifikaci

Loni například společnost Walmart oznámila, že bude školit své zaměstnance pomocí virtuální reality. Firmám určitě neuškodí špetka technologické zábavy, ale nemusíte vydávat velké peníze, abyste mohli gamifikovat své každodenní procesy. Stačí kreativně využít stávající technologie a trochu se odvázat.

Společnost Harvey Health pořádá každý týden malý kvíz. V pátek vypíše na Slacku jeden ze zakladatelů společnosti otázku, na kterou zaměstnanci odpovídají. Vítěz pak získá 5 dolarů v Bitcoinech. Je to drobný a finančně nenáročný rituál, ale lidé jej zbožňují. Je to příjemný způsob, jak se před víkendem uvolnit a propojit spolupracovníky u něčeho zábavného, nikoliv pracovního. Gamifikace posiluje morálku a umožní kolegům vzájemně se poznat.

Bynder loni vyzkoušel „Týden práce z domova“. Zaměstnanci byli povzbuzování k tomu, aby pracovali na svých oblíbených místech a využívali ke vzájemné spolupráci technologie, jako je Bynder, Slack, Asana a Google Drive. Výsledky tohoto experimentu společnost překvapily. Mnozí zaměstnanci se díky práci na dálku lépe soustředili a zvýšili svou produktivitu.

Pokud jsou zaměstnanci v pohodě, mají pohodlí a užívají si své okolí, dělají svou práci dobře – u toho jim samozřejmě nesmí chybět silné vedení a přístup k vhodným technologiím.

Nakonec se zdá, že jsme od časů kancelářských kójí ušli docela dlouhou cestu?

Zdroj: adweek.com

Michala Benešovská

Odborná novinářka a copywriterka na volné noze se zaměřuje výhradně na IT, které ji fascinuje a baví už více než dvě dekády, respektive od doby, kdy rozebrala svůj první počítač. Pracovala pro Seznam.cz, Unicorn Systems nebo Mafru. Nyní spolupracuje s odborným časopisem o prodejním ICT kanále a ve volném čase se věnuje PlayStationu 4.